Godt tips for deg som vil skrive mye raskere

Her kommer det aller beste tipset jeg har å dele!

Produserer du mye tekst? Mange i vår organisasjon gjør det: Lærere, administrativt tilsatte og forskere. Skriver du ofte ting som du vet at du har skrevet før? Mindre formuleringer, faguttrykk, referanser, emnekoder, lenker, rutiner for innlogging i et datasystem? Sannsynligheten for at du kjenner deg igjen er stor.

Hvorfor bruke tid på å skrive dette hver gang, når du kan gjenbruke teksten? En mye brukt teknikk er å søke / lete etter forrige sted du brukte formularet. Problemet er at dette er tidkrevende og det kan ta vel så lang tid som å skrive alt på nytt igjen.

En annen løsning er å bruke et system for tekst-ekspansjon. Det finnes programmer som gjør at du kan definere en tekst samt en forkortelse, og hver gang du skriver forkortelsen erstattes («ekspanderes») den med hele teksten.

Bildet er hentet fra Colourbox

Bildet er hentet fra Colourbox

Selv skriver jeg aldri navnet mitt. Jeg heter Svend Andreas men skriver bare «ssa», og med en gang jeg trykker mellomrom står det Svend Andreas i stedet. Jeg skriver heller aldri at jeg underviser i et emne som heter «Programmering i Visual Basic (5 studiepoeng, IINI1004)». Navnet er ganske komplisert, og jeg husker ikke emnekoden. Nei – jeg skriver bare «fuvba», og når jeg trykker space får jeg opp hele det kompliserte emnenavnet. Tilsvarende har jeg koder for en rekke andre ting. Hver kode er «logisk» og lett å huske. Du synes kanskje ikke at «fuvba» er logisk, men det er det for meg.

Du kan også skrive lengre tekster. Jeg får ofte spørsmål fra studenter som trenger veiledning om videre studiemuligheter. Peace of cake; jeg har jo svart andre på samme spørsmål før og ved å skrive for eksempel «futid» limes det inn en halv A4-side om hvor mye tid en nettstudent må regne med å bruke på studier, muligheter for å kombinere studier med jobb og noen tips/ting å tenke på, samt lenker for påmelding og mer informasjon om nettstudiet jeg har ansvar for. Jeg får ca 30 slike e-poster hvert semester og bruker 10 sekunder på å svare. Studenten tror kanskje at jeg har brukt en time på å skrive teksten og finne lenkene, men jeg bruker aldri mer enn 10 sekunder. Og best av alt: Alle får det samme, grundige og gode svaret. Dersom jeg ikke hadde brukt denne teknikken ville jeg noen ganger hatt det travelt og sendt fra meg et skikkelig dårlig svar. Det tok selvsagt først noe tid å skrive det originale svaret, og jeg ser jevnlig over tekstene som ekspanderes for å være sikker på at de er oppdaterte.

Hvordan gjør jeg dette i praksis?

Jeg bruker et program som fungerer alltid og i alle sammenhenger. Det kjører hele tiden og overvåker alt som skrives på tastaturet. Med en gang det kommer en sekvens av tegn som utgjør en forkortelse, erstattes forkortelsen jeg nettopp skrev inn med fullstendig tekst. Hvis jeg skriver en e-post i Outlook kan jeg bruke kodene mine. Det samme om jeg lager en PowerPoint eller skriver i Word, i OneNote, i adressefeltet i en nettleser, på Facebook, på skjemaer hvor jeg skal bestille billetter på web, i chatten i Skype osv.

Jeg bruker programmet TextExpander på Mac. De som har Windows kan med fordel bruke programmet PhraseExpress. Slike programmer koster bittelitt, men du verden så fort du sparer det inn igjen. Er du opptatt av effektivitet? Vil du spare tid? Eller vil du bare øke kvaliteten på det du skriver (med tanke på konsistens over tid)? I så fall anbefaler jeg deg å prøve ut PhraseExpress.

Jeg har skrevet et utdypende blogginnlegg om dette. Og har du lest så langt er du trolig interessert nok til at du bør lese dette også. Der kan du se en video-presentasjon (på norsk) om PhraseExpress og du kan se en rekke eksempler på forkortelser jeg bruker, samt skjermbilder for å få et inntrykk av hvordan dette fungerer. Det er verdt å prøve!

4 thoughts on “Godt tips for deg som vil skrive mye raskere

  1. Lars-André Tokheim

    Dette er interessant, Svend Andreas. Word tilbyr for så vidt en mulighet for å definere slike forkortelser, og jeg har brukt denne litt (feks for å skrive navnet mitt), og jeg tror editoren Scientific Workplace har en liknende funksjonalitet. Men det er særlig i epost-sammenheng at man virkelig kan ha nytte av dette, og jeg tror ikke Outlook har noe liknende. Jeg lastet ned PhraseExpress nå for å teste den (30 dagers testversjon). Programmet fungerer som tenkt, både i Word og Outlook, men jeg opplevde en uheldig bivirkning: Tastekombinasjonen Ctrl-Alt-V, som jeg bruker ekstremt ofte («lim inn utvalg»), har plutselig endret funksjonalitet pga PhraseExpress. Vet du noen måte å unngå at PhraseExpress «stjeler» opptatte tastekombinasjoner fra Office?

    Reply
      1. Lars-André Tokheim

        Hei, Svend Andreas!

        Jeg ser nå hvordan det funker, og heldigvis er det fremdeles «text only» som limes inn via denne kommandoen – og det siste man har kopiert blir liggende øverst, så da er det forsåvidt greit. Det blir ett tastetrykk ekstra i forhold til tidligere, men det kan jeg klare :)

        Mvh. Lars-André

        Reply
  2. Eldrid Mathiesen

    Takk for et veldig godt rår, Svend Andreas!
    Om eg har forstått deg rett må vi kjøpe PhraseExpress sjølve til bruk på jobb? Eller kan IT kjøpe inn til felles bruk?

    vh
    Eldrid

    Reply

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *