Å invitere eksterne inn i Teams er blitt litt vanskeligere. Men det er fortsatt mulig!
Som kjent er Teams et fint verktøy for samarbeid, f. eks. i internasjonale prosjekter:
Teams gir muligheter til å samle deltakere, kommunisere, dele læringsressurser, og å levere og vurdere oppgaver.
Når Canvas er vanskelig å bruke med eksterne i utlandet (som ikke tar studiepoeng), er Teams et alternativ, siden det er mulig å invitere personer utenfor USN kun ved deres e-postadresse.
Det er imidlertid en liten hake her.
Vi kan invitere eksterne kun ved hjelp av deres e-postadresse.
Men den eksterne selv må gjøre mer enn å åpne egen e-post og akseptere invitasjonen, for å komme inn i et USN-Team.
Her er erfaringene mine:
Brukerreise: Å komme inn i et USN-Team som ekstern
- Jeg sendte en invitasjon fra et USN-Team til en av mine private e-postkontoer, en gmail-konto.
- Da jeg trykket på lenken i e-posten jeg mottok, for å komme inn i Teams, fikk jeg beskjed om: On your phone, install the Microsoft Authenticator app. Download now
- Ett eller annet sted mente jeg å ha sett at den eksterne enten måtte ha en e-postkonto hos Microsoft (f. eks. Hotmail), eller bruke Authentificator-appen.
Jeg prøvde derfor å sende invitasjon til min private Hotmail-konto i stedet, men:
Samme beskjed, «ta fram telefonen og last ned Microsoft Authentificator-appen» - Jeg lastet da ned app-en, og med den fikk jeg autentisert meg tilstrekkelig til at jeg fikk lov til å komme meg inn i USN-Teamet som gjest!
Noen flere erfaringer underveis
Jeg logget meg inn i app-en først med hotmail-kontoen, men da jeg trykket for å bruke app-en i påloggingsprosessen til Teams kom det en ny konto å bruke app-en til, nemlig «kontoen» jeg trengte for å komme inn i USN-Teamet.
Det hadde sannsynligvis ikke vært nødvendig å logge meg på med hotmail-kontoen da jeg lastet ned app-en. Da jeg slettet app-en og la den inn på nytt, hoppet jeg over det steget, og brukte gmail-kontoen på nytt til å komme inn i USN-team som gjest.
Det fungerte fint da å bruke Microsoft Autentificator-app til å vise at jeg var meg.
Konklusjon
- Det er mulig å bruke Teams som plattform for internasjonalt samarbeid, når vi tar utgangspunkt i den Teams-installasjonen vi finner på vår egen institusjon, som vi betaler for og har trygg datautveksling med.
- Men det krever et ekstra ledd med autentisering når vi inviterer brukere fra utenfor Norge, som forutsetter litt digital kompetanse og en smarttelefon.
Og muligens litt support! - Teknisk oppsummert:
- Eksterne inviteres via e-postadresse
- Den eksterne mottar lenke på e-post
- Ved å trykke på lenken får man beskjed om ytterligere autentisering, gjennom en app som må lastes ned hvis de ikke har den allerede (Microsoft Authenticator)
- I app-en er det en liten prosess, så er man autentisert og inne i USN-Teamet!