Vi skjønte at vi måtte avlyse vår planlagte fysiske nasjonale workshop i LOVU-prosjektet (lærings- og vurderingsbank) grunnet Covid19, og tenkte: «Finnes det et alternativ til en fysisk workshop?» Vi gjorde en helomvending og gjennomførte den heller via Zoom. Det gikk fint, og tilbakemeldingene fra de 88 deltakerne er gode. Her vil vi dele erfaringene vi gjorde.
LOVU-prosjektet er finansiert av Diku (Direktoratet for internasjonalisering og kvalitetsutvikling i høyere utdanning). Prosjektet handler i korte trekk om at alle helse- og sosialfaglige (HS) utdanninger i landet skal hjelpe hverandre med å utvikle en nasjonal og åpen ressursbank med forslag til undervisningspakker knyttet til 12 felles læringsutbytte-beskrivelser som alle HS-utdanninger må implementere i sine fagplaner. Hvis mange undervisere vil sette inn bidrag i banken, så vil vi til sammen kunne tilby et svært godt, variert og kvalitetsmessig læringsopplegg.
Bærekraftig, demokratisk og moderne
Målet med den planlagte workshopen var tredelt; kartlegge behovet der ute, komme i gang med å etablere relasjoner og skape en digital møteplass for inspirasjon, dialog og samarbeid.
Vår tro er at digitale møteplasser være seg workshop, seminarer eller konferanser er en bærekraftig, demokratisk og moderne måte å møtes på. Eller den eneste (!) måten å møtes på i disse koronatider. Bærekraftig demokratisk og moderne er hentet fra Alastair Creelman, som i snart en mannsalder har utviklet, tilrettelagt og fremmet digitale møteplasser nasjonalt og internasjonalt. Han er vel det nærmeste du kommer en «digital popstjerne» i Europa, og vi er mange som har glede av hans erfaringer, engasjement og kunnskap (se hans blogg her).
Da vi skulle i gang med planlegging av en digital workshop var det altså med en overbevisning av hvilke fordeler det digitale gir:
- Det minsker behovet for reiseutgifter og reisetid
- Man får en digital dokumentasjon med en gang, noe som korter ned eventuelt etterarbeid.
- Alle kan delta – det utjevner forskjeller i tid og ressurser.
Samarbeid og deling er sentralt i prosjektet, og i planleggingen av workshopen var det viktig å designe den på en slik måte at alle kunne komme til orde med behov, innspill, deling av eksisterende ressurser etc. Da vi startet planleggingen tok vi utgangspunkt i HVA, HVORDAN og HVORFOR og jobbet utfra det.
Resultatet kan du se under i programmet deltakerne fikk tilsendt. Bak dette programmet ligger det utallige timer med planlegging, testing og diskusjoner. Vi kommer tilbake til gode tips for å lykkes basert på våre erfaringer.
Våre beste tips for å lykkes
Vårt aller beste tips til å gjennomføre digitale workshops er først og fremst å sette av nok tid til forberedelser. Dette gjelder både det praktiske, som å forberede selve innholdet i workshopen og aktivitetene i den, men også å teste ut hvordan verktøyene fungerer, teknisk opplæring og avklaring av fasilitators rolle. Avvikling av en så stor workshop krever mye ulik kompetanse, og det er viktig å avklare hvem som gjør hva. Så hva betyr dette i praksis?
- Fasilitator
Hvis du i i Zoom skal bruke såkalte breakout rooms for grupper med flere enn 5 deltakere, bør du ha en fasilitator som kan tilrettelegge for samhandling og dialog, samt bidra til å styre tid ift utdelte oppgaver. (I dette tilfellet hjalp det at 3 av fasilitatorene var fra USN eDU, som også bidro med noe teknisk støtte i bruken av Zoom etc.) - Teknisk support
Det er helt avgjørende for å lykkes at du har med en eller flere til å gi tekniske opplæring, vurdering og støtte ved gjennomføring. Det var særlig ved bruk av breakout rooms at vi var avhengige av dette. - Test-gjennomkjøring
Det er nødvendig å teste det planlagte opplegget før selve workshopen. Vi hadde 2 gjennomkjøringer i Zoom for å være best mulig forberedt på mulige utfordringer og finne gode løsninger sammen. - Programvare
Hva slags program dere velger å bruke for den digitale workshopen er avhengig av hvem som deltar og hvor mange dere er. Hvis deltakerne møtes bare denne ene gangen, er vårt tips å bruke programmer dere allerede er kjent med.
For gruppearbeid og presentasjon valgte vi å bruke PowerPoint via OneDrive som er en integrert del av Office 365. Dette gir et sted i skyen der du kan lagre, dele og synkronisere arbeidsfilene dine. Office 365 skytjeneste er gratis for ansatte og studenter ved USN. Office 365 er allerede installert på ansattmaskiner som er satt opp/administreres av IT ved USN. - Skjermbilder og opptak
Du burde vurdere å ta bilder/opptak for seinere bruk og deling samt dokumentasjon. Det er viktig å informere deltakerne om dette ved oppstart. - Forventningsavklaring
Gi tidlig informasjon om workshopens hensikt og innhold slik at deltagerne raskere kan føle seg trygge på strukturen og vet hva som forventes av dem. Et eksempel på en slik struktur kan være at alle aktiviteter forklares i plenum, deretter diskusjon i mindre grupper, og så deling i plenum. - Viktige dokumenter
1. Kjøreplan 2. Gruppeoppgaver for anvendelse i breakout rooms 3. Ferdiglaget PowerPoint mal via OneDrive 4. Zoom 1-2-3 bruksanvisning for fasilitatorene 5. Gruppeinndeling i Excel-ark
Refleksjoner
Etter at støvet hadde lagt seg, var prosjektgruppen lettet over at alt hadde fungert så bra. Tilbakemeldinger fra deltakerne er overveldende positive, og vi kan knapt huske noen alvorlige problemer overhodet. Med noen få små unntak opplevde vi heller ingen tekniske problemer med deltakernes lyd og bilde.
Vi er et engasjert og kreativt team som yter litt ekstra og viser stor grad av pågangsmot og god vilje. Vi har alle lært så mye av dette og gleder oss til fortsettelsen. Vi har erfart at det digitale gir mange positive fordeler. Vi vil fremdeles trenge fysiske møteplasser, men kanskje vi skal gjøre dette til unntak fremfor regelen?
Les og hør mer:
- Hjemmeside for LOVU-prosjektet: lovu.usn.no
- Podkast for LOVU-prosjektet: LOVU-podden
- Podkast episode 3 særlig: Fra aprilsnarr til mestring – erfaringer med en digital helomvending
- Kronikk i Khrono 18.03.2020: Det er godt mulig vi blir bedre av å dele
- Nettsidene til USN eDU: edu.usn.no
- Digital konferanse – våre beste tips og viktigste erfaringer (Unit, juni 2020)